Organisation strukturierter und unstrukturierter Daten im PIM – eine Herausforderung

Ein Produktinformationsmanagement System (PIM) ist der zentrale Ablageort für alle Produkdaten. Oftmals werden die Produkdaten aus verschiedenen Quellen mittels Datenimport zusammengeführt und im PIM manuell von Marketing und Produktmanagement mit Texten, Bildern und zusätzlichen Informationen angereichert.

Bei der Einführung eines PIM Systems stellt eine der großen Herausforderungen die Strukturierung der Daten dar. Das Product Information Management System muß verschiedensten Anforderungen gerecht werden. Zum Einen können Produkdaten bereits ausreichend garnular vorliegen und entsprechend einfach in Strukturen erfasst werden. Zum Anderen haben die meisten Unternehmen große Mengen an unstrukturierten Produktinformationen, oftmals in textbasierten Formaten, die ebenfalls ihren Weg in das PIM System finden sollen. Weiterhin sollen sich auch die Benutzer im PIM zurecht finden und die manuell zu erfassenden Daten und Texte entsprechend effizient eingeben können.

Meist werden die Daten sehr feingranular im PIM abgelegt. Vor der Implementierung einer PIM-Lösung müssen die notwendigen Datenstrukturen definiert werden. Um die unstrukturieren Daten in das definierte Datenschema zu übernehmen ist enorm hoher Aufwand notwendig, daher wäre es sinnvoller, diese in ihrer unstrukturierten Form zu übernehmen. Dies steht jedoch im krassen Widerspruch zur gewünschten Datengranularität.

Unstrukturierte Daten stellen einen großen Wert im Unternehmen dar und sollten idealerweise in die zugehörigen Systeme integriert werden, damit sie nicht in der heterogenen Systemlandschaft der Unternehmen verloren gehen.

Die amerikanischen PLM-Spezialisten CPDA beleuchten diese Anforderung in ihrem Beitrag Product Information Management – Structured vs. Free-Form Approach.

Like many other information management solutions, systems used for product information management serve four main purposes: storing data, retrieving data, finding information, sharing information. For the purposes of storing and retrieving data, databases with relatively simple meta-data structures suffice and that is what most information systems found today in product development are designed for. In order to support finding and sharing of information, systems need to use structures with much more complex data models representing contexts within which the information is used…

Consequently, structures useful in supporting data storage and retrieval for one group of users may confuse another group of users who simply want to see the same data in a context not considered in the system storing the data. For example, a product planner would love to know what would be a true cost of a new feature for which the price is yet to be determined, or sourcing manager may want to know how heavy are die cast parts of specific material (lets’ say zinc alloy) currently being designed across all products…

Für die Erfassung von unstrukturierten Daten sind oftmals neue oder angepasste Prozesse und Nutzeroberflächen erforderlich. Die verschiedensten Nutzergruppen sollen ihre Daten in den unterschiedlichsten Formaten in die Systeme bringen. Dies erfordert unterschiedliche Organisation und Systematik für die Datenerfassung und Übertragung in das Product Information Management. Oftmals werden wichtige und wertvolle Informationen nicht erfasst, weil die Oberflächen der Software nicht ausreichend intuitiv sind und die Anwender sich nicht zurecht finden.

Im Idealfall sollten die Mitarbeiter ihre Arbeitsweise beibehalten und dabei trotzdem die Produktinformationen schnell und einfach suchen, finden, erfassen und nutzen können.

For example, some users could automatically publish their task logs from internal tracking systems providing they have used them for their work. Others could choose from pre-specified log forms that are appropriate for the type of task they perform. Within these forms, links can be inserted to specific digital artifacts (data and documents) contained in their internal authoring systems. In each case, system architects would enable series of policies for retrieving and storing data directly into the systems through free-form entries wherever the logic of the process allows for it. Web services and XML document types come very handy for this purpose. Thus, exposing data from the authoring systems in contexts freely maintained by the users allows for fast finding and sharing of critical information.

Die Kombination von strukturierter und unstrukturierter Datenablage wird den vielfältigen Anforderungen an Erfassung, Suche, Datenausgabe, Wissenstranfer und der internen Arbeitsprozesse gerecht.

Latest updates from several companies developing free-form solutions for product information management is more and more encouraging pointing to an accelerated adoption in the near future. Insight into early adopters shows very elegant solutions coupled with strong 3D and visualization capabilities, XML content re-purposing and web services for in-context data retrieval. Amazingly, the technology components required are very low cost, mostly available already in many companies, while best practice governance ideas are already forming as very portable and powerful policies for information sharing and search.

Web 2.0 Anwendungen, Portaltechnologien und Serverorientierte Software (SOA) Applikationen ermöglichen flexiblere und übergreifende Prozesse, müssen jedoch auch in die interne Organisation der Unternehmen passen.

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