Oft sind BarCamps in kürzester Zeit völlig ausgebucht, weil die “alten Hasen” i.d.R. schneller von dem BarCamp erfahren und deshalb direkt die Plätze voll machen. Bei den ersten BarCamps in Deutschland war dies ein gravierendes Problem, weil die “Neulinge” keine Chance auf Plätze hatten. Dabei ist Neulinge nicht im geringsten abwertend oder negativ gemeint, sondern nur eine Art Begünstigung gegenüber den erfahrenen “Schnellanmeldern”. Auf dem BarCampBerlin3 gibt es z.B. eine Anmeldeliste für internationale Gäste, weil die noch viel weniger Chancen haben, sich rechtzeitig für ein derartig gefragtes BarCamp anzumelden.

Generell können die Organisatoren aufgrund der dezentralen Struktur des BarCamp-Konzeptes frei entscheiden, wie die Anmeldung verläuft und wie sie strukturiert sind. Das BarCampBaltics (mit über 1300 Anmeldungen) war anders aufgesetzt als das BarCampShanghai oder auch das BarCampRuhr. Alle drei BarCamps waren sehr gut, hatten viele Gemeinsamkeiten aber waren trotzdem auf eine spannende Art und Weise anders.