Umfangreiche Produktinformationen machen es selbst für Mitarbeiter schwierig, die relevanten Informationen schnell zu finden. Oftmals müssen mehrere Kataloge durchsucht werden, um an die gewünschten Daten zu kommen. Unangenehm, wenn man gerade den Kunden am Telefon hat, der schnell eine Auskunft braucht.

“Gutes Produktinformationsmanagement hilft Mitarbeitern und Kunden, sofort zu finden, wonach sie suchen. Und es verbessert den Austausch innerhalb der Firma. “

Die Entwicklung der PIM-Systeme wurde in den letzten Jahren stark vorangetrieben und sind nun ausgereift, so dass mittlerweile für nahezu jede Anforderung das passende System verfügbar ist. Je nach Nutzungsgrad amortisiert sich eine Produktinformationsmanagement-Lösung nach ein bis zwei Jahren. Trotzdem setzen vergleichsweise wenig Unternehmen entsprechende Lösungen ein.

“An der Technik liegt es also nicht, wenn drei Viertel aller Unternehmen ohne PIM oder das verwandte MDM (Master Data Management) auskommen. Mehr an firmeninternen Eifersüchteleien: In vielen Unternehmen sind etwa die Entwicklungsabteilung, der Vertrieb oder das Produktmarketing mit Produktinformationen beschäftigt – und alle verteidigen ihre Pfründe.”

Eine PIM-Lösung hat Einfluss auf die Prozesse verschiedener Fachabteilungen im Unternehmen. Jede hat ihren eigenen Bedarf, der zu berücksichtigen ist. Entsprechend schwer fällt die Entscheidung für ein PIM-Projekt und enormes Einsparpotenzial wird verschenkt.

Eine Vielfalt an Formaten und Quellen führt dazu, dass Produktdaten mehrfach gepflegt werden und in verschiedenen Versionen vorliegen. Durchschnittlich 40% der Produktinformationen werden doppelt gepflegt.

“Im Vergleich dazu beträgt die durchschnittliche doppelte Datenpflege in Unternehmen mit einer PIM-Lösung nur rund zwölf Prozent. Anders gerechnet: Aus 176 Minuten im Jahr pro Produkt werden bei PIM überschaubare 25 Minuten.”

“Was vorher wochenlang abgestimmt werden musste, geht nun innerhalb weniger Tage. “Früher haben wir sechs Wochen gebraucht, um Datenblätter auszutauschen, heute brauchen wir für die Prozedur zwei Tage”, sagt Produktmanager Liebig. Technische Redakteure, Entwickler und Ingenieure arbeiten dabei eng zusammen.”

Doch auch die Kommunikation zwischen den Fachabteilungen wird durch Produktinformationsmanagement schneller und einfacher. Sobald vom Produktmanagement neue Produktdaten eingestellt sind, stehen diese Vertrieb und Marketing für die Verwendung und Weiterverarbeitung zur Verfügung. Der gesamte Produktkommunikationsprozess wird effizienter. Gleichzeitig können die Produktinformationen schneller online publiziert werden, so dass auch Kunden über das Internet zeitnah Zugriff auf die aktuellsten Informationen haben.

“Liebig: “Auch Vertrieb und Marketing sind bei uns jetzt viel enger miteinander verknüpft.” Wenn ein Ingenieur etwa Beipackzettel, Handbücher oder Zertifikate eines neuen Produkts ins System einstellt, kann das Marketing zeitgleich darauf zugreifen und die Daten so bearbeiten, dass sie kunden- und werbetauglich sind. Es muss sie im Unterschied zu früher aber nicht selbst einstellen oder beschaffen.

Der Vertrieb wiederum benutzt nun intern die vom Marketing aufbereiteten Daten bei Kundenanfragen. Die Datenbanken helfen nicht nur den Mitarbeitern, sondern auch den Kunden. Sie können in einem Produktselektor auf der Firmenseite im Internet selbst genau das finden, was sie suchen. Die Pepperl Fuchs-Homepage wird doppelt so häufig angesteuert wie noch vor zwei Jahren: 14.000 Besucher werden jeden Tag gezählt.”

Mittels PIM können sowohl die Kosten für gedruckte Kataloge als auch für Online-Kataloge im Internet deutlich reduziert werden. Alle Daten stehen an einer zentralen Stelle und immer aktuell zur Verfügung und können mehrfach verwendet werden. Die Kommunikation innerhalb des Unternehmens wird verbessert, die Prozesse werden effizienter.

Quelle: FTD

Viele Unternehmen haben bereits schlechte Erfahrungen mit der Einführung neuer Systeme gemacht. Dies belegt The Standish Group in ihren Chaos-Reports mit Zahlen:

The Standish Group (Chaos-Report USA, 2001)
23% der Projekte werden abgebrochen
49% der Projekte sind über dem Kosten- und/oder Zeitplan
28% der Projekte im Zeit- und Kostenplan

Misserfolgsfaktoren (Chaos-Report USA, 1995)
13,1% Unvollständige/ungenaue Anforderungen
12,4% Mangelnde Einbeziehung der Beteiligten
10,6% Ressourcenmangel
9,9% Unrealistische Erwartungen
9,3% Mangelnde Unterstützung vom Management
8,7% Sich häufig ändernde Anforderungen/Spezifikationen
8,1% Mangelhafte Planung
7,5% Wird nicht mehr benötigt
6,2% Mangelndes IT-Management
4,3% Mangelndes Technologiewissen

Dabei kann die Einführung eines Produktinformationsmanagement Systems auch nahezu reibungslos vonstatten gehen, wenn einige Punkte bei der Planung und Durchführung berücksichtigt werden.

Erfolgsfaktoren für Software-Projekte

1. Unternehmensweite Gesamtstrategie

Die Einführung eines Produktinformationsmanagement Systems ist zunächst eine strategische Entscheidung, die von der Geschäftsleitung getragen werden sollte. Die Ausrichtung und Entwicklung eines Unternehmens, sowie dessen Ziele und Geschäftsfelder sind wichtige Faktoren für die Umsetzung von Produktkommunikationslösungen.

2. Einbindung der Fachabteilungen

Ein PIM-Projekt berührt viele verschiedene Fachabteilungen im Unternehmen, wie Marketing, Vertrieb, Produktmanagement, Produktentwicklung, Dokumentation. Jede Fachabteilung hat eigene spezifische Anforderungen, die es zu berücksichtigen gilt. Daher ist ein frühzeitiges Hinzuziehen von Vertretern der entsprechenden Fachbereiche notwendig, um Bedarf und Wünsche hinsichtlich Funktionalitäten umfassend eruieren und die späteren Anwender in das Projekt einbinden zu können.

3. Dokumentation aller Anforderungen

Für das gesamtstrategische Ziel sollten alle Anforderungen umfänglich dokumentiert werden. Dabei ist es empfehlenswert auch den zukünftigen mittelfristigen Bedarf zu ermitteln und in die Dokumentation aufzunehmen. Aus der Summe der Anforderungen sollten sich einzelne Umsetzungsschritte extrahieren lassen, die in einzelne Projektphasen unterteilt werden können. Empfehlenswert ist die Erstellung eines Pflichtenhefts, welches neben den Anforderungen auch die gewünschten Funktionalitäten ausreichend detailliert beschreibt.

4. Externe Beratung

Im Spannungsfeld zwischen strategischen Zielen, Anforderungen und verfügbaren Systemen stehen die Unternehmen vor einer großen Herausforderung. Bei knappen internen Ressourcen und System-Vielfalt auf dem Markt der Produktinformationsmanagement Systeme leistet ein Berater wertvolle Hilfe hinsichtlich Projektdefinition und Systemauswahl. Er hat den Überblick über die passenden PIM-Systeme, kennt den Bedarf der Kunden und kann sowohl im Vorfeld bei der Projektdefinition als auch während der gesamten Laufzeit der Einführung bis hin zur Nutzung des Systems als zentraler Ansprechpartner und Projektleiter zur Zielerreichung beitragen. Natürlich gilt das auch für eine Beraterin ;-)

5. Evaluierung passender PIM-Systeme

Auf Basis der Anforderungen wird eine passende Lösung für Produktinformationsmanagement evaluiert. Das System sollte die Anforderungen im Hinblick auf die Unternehmensstrategie erfüllen und den Bedarf der Fachabteilungen umfassend abdecken. Gleichzeitig sollte die Einteilung von Projektzielen in einzelne Phasen durch das gewählte System unterstützt und realisiert werden können.

6. Definition erreichbarer Projektziele

Entscheidend für den Erfolg des Projekt sind die definierten Ziele. Die Systemauswahl erfolgt zwar auf globaler Ebene jedoch sollte die Umsetzung in kleinen überschaubaren Schritten mit der Umsetzung eines Pilotprojekts erfolgen. Dies sorgt zum Einen für kurze Projektlaufzeiten und bringt zum Anderen schnelle und sichtbare Erfolge. Je größer und umfangreicher das Ziel ist, desto mehr Risiken birgt die Umsetzung. Die Folge sind lange Projektzeiten, hohe Investitionen in Zeit und Kosten.
Think global – act local!

7. Projektmanagement

Während der Umsetzungsphase ist ein kompetentes Projektteam mit entsprechender Leitung unabdingbar. Der Projektleiter besetzt eine Schlüsselposition zwischen Unternehmen und Implementierungspartner und ist maßgeblich für den Erfolg der Umsetzung verantwortlich. Ein extern beauftragter Projektleiter kann sinnvoll sein. Dieser fungiert als neutraler Vermittler und Berater, der die Kundenanforderungen durchsetzen und gemeinsam mit dem Implementierungspartner anforderungsgerechte Lösungen erarbeiten kann.

8. Akzeptanz

Der Erfolg einer PIM-Lösung steht und fällt mit dessen Akzeptanz und Nutzung seitens der Anwender. Daher sollten diese frühzeitig in das Projekt eingebunden werden, an der Umsetzung der Ziele mitwirken und sich bereits während der Projektphase von den Vorteilen des neuen Produktinformationsmanagement Systems überzeugen. Ausgiebige Testphasen und umfassende Schulungen erleichtern die spätere Bedienung des Systems und führen zu einer größeren Akzeptanz bei den Nutzern.

Vielfalt von Systemen und Publikationen
Der Sinn und Zweck von Granularität und Einmaligkeit der Daten erschließt sich, sobald die Produktinformationen in verschiedenen Medien publiziert werden sollen. Die einzelnen Medien unterscheiden sich in Gestaltung und Informationstiefe und teilen sich bestimmte Informationen wie Bestellnummern und Produktmerkmale. Hoher Aufwand entsteht nun, wenn für jedes Medium ein anderes System verwendet wird, da die Gültigkeit und Aktualität der Daten vor jeder Verwendung neu geprüft werden muß. Ändert sich eine Produktinformation muß diese in den verschiedenen Datentöpfen aktualisiert werden.

Viele Systeme für verschiedene Publikationen

Die verwendeten Systeme sind unterschiedlich aufgebaut und unterscheiden sich oftmals in der Struktur der Daten. Teilweise ist es nicht möglich, in jedem System die Produktinformation in Einzeldaten zu zerlegen wodurch die Aktualisierung der Daten zusätzlich erschwert wird. Neben der aufwändigen Pflege besteht ein großes Risiko, dass falsche oder unterschiedliche Daten veröffentlicht werden.

Mehrfachverwendung von Informationen
Beziehen die Publikationsmedien ihre Daten jedoch aus einem zentralen Datenstamm, der im PIM (Product Information Management System) abgelegt ist, verringert das den Pflegeaufwand und die Fehlerquellen erheblich. Änderungen von Produktinformationen werden einmal getätigt und stehen sofort für alle Ausgabekanäle zur Verfügung.

PIM als zentrale Datenquelle alle Publikationen

Aktualisierungen stehen so sehr viel schneller zur Verfügung, die Datenpflege wird merklich effizienter und die Qualität der Daten wird verbessert.