Ein Product Information Management System (PIM) ist die zentrale Sammelstelle für alle Produktinformationen. Dazu gehören Metadaten wie Bestellnummern, Herstellerinformationen, alle relevanten Produktmerkmale sowie Marketinginformationen wie Beschreibungstexte, Übersetzungen und Mediendateien.

Alle Daten liegen im PIM in möglichst hoher Granularität vor. Diese Daten werden in ihrer Rohform ohne Formatierungen gespeichert, also formatunabhängig und damit medienneutral. Neben Textformaten wie ASCII oder ANSI werden Daten mittlerweile bevorzugt in XML gespeichert, welches neben den reinen Daten auch Strukturinformationen liefert.

Die Produktdaten sollen aus dem PIM heraus in verschiedene Medien ausgeleitet werden, die sowohl unterschiedliche Dateiformate als auch unterschiedliche Darstellung der Daten verwenden. Eine Formatierung, z.B. Fettstellung, die bereits in der Produktdatenbank bestimmt wird, bedeutet Bruch in der Medienneutralität und kann hinderlich für eine weitere Nutzung sein.

Einige PIM-Systeme erlauben eine Formatierung innerhalb der Datenfelder und speichern sie in der Produktdatenbank. Sind diese Datenfelder nur für einen speziellen Ausgabezweck vorgesehen, bedeutet eine Formatierung zunächst kein Problem. Doch sollen diese zukünftig auch in anderem Kontext mit einer anderen Formatierung ausgegeben werden, kann es passieren, dass ein größerer Aufwand betrieben werden muss um die Daten wieder in ihre Rohform zu bringen.

Ein kleines Beispiel aus eigener Erfahrung: Ich habe den Text für diesen Beitrag aus einem Word-Dokument in das Textfeld meiner Blogsoftware kopiert. Die Schrift im letzten Absatz wurde kleiner angezeigt als der Rest. Warum? Im Word-Dokument war dieser Absatz in einer anderen Schriftgröße als der Standardeinstellung formatiert. Die Blogsoftware hat dies als Formatauszeichnung im Quelltext übernommen. Nun musste ich diese Formatierung wieder entfernen, um eine konsistente Darstellung zu erhalten. Medienneutral war das nicht!

PIM Cook

Produkt-Informations-Management als Küchenexperiment oder warum eine Kartoffel medienneutral ist

PIM Cook serviert Basiswissen über Produkt-Informations-Management. In verdaulichen Häppchen erfahren Sie, welche Vorteile PIM bietet und welchen Nutzen Unternehmen aus dem Einsatz entsprechender PIM-Lösungen für ihre Produktkommunikation ziehen können.

Leichte Kost für alle, die sich noch nicht oder erst seit kurzem mit Produkt-Informations-Management beschäftigen und ihren Wissenshunger mit einer Zwischenmahlzeit stillen möchten.

Das eBook hat 27 Seiten und steht kostenlos zum Download zur Verfügung. Es darf selbstverständlich gern an interessierte Leser weitergegeben und auf ihren Webseiten zum Download angeboten werden.

Wie es zu PIM Cook kam

Immer wieder werde ich geftagt, was ich denn beruflich so mache. Und oft können die Fragenden mit dem Begriff PIM oder Product Information Management nicht wirklich viel anfangen. Also muss eine verständliche Erklärung her. Meine Beispiele aus dem automobilen Umfeld sind zwar ganz nett aber bei weniger autoaffinen Menschen nicht richtig wirksam.

Also wie sag ich es meinen Interessenten, Freunden, Bekannten und Neukontakten? In einer kreativen Sekunde kam ich auf medienneutrale Kartoffeln und habe einen Erklärungsversuch bei einer Bekannten unternommen. Sie meinte, das sei zwar ganz schön “schräg” aber sie hat damit verstanden was PIM ist.

Und dann war da noch dieser O’Reilly Maker, mit dem ich seinerzeit zum Spaß ein PIM Cook Buchcover kreiert habe. Warum nicht wirklich das Buch schreiben? Nun ist es zwar kein Drucktitel geworden aber immerhin ein elektronisches Buch!

Viel Spaß beim Lesen :-)

Download PIM Cook (PDF, 515 KB)

1. Keine Ressourcen

2. Produkte sind zu komplex

3. Unklare Projektverantwortung

4. SAP Einführung hat Priorität

5. Andere Projekte

6. Es gibt schon eine Datenbank

7. Der Katalog ist gerade wichtiger

8. Budget fehlt

Doch jeder dieser Einwände kann entkräftet werden? Wie? Das erfahren Sie im Artikel “Gegen den Widerstand“.

Die Vielfalt der Bezeichnungen erschwert das Finden von Informationen

So gibt es PIM als Kurzbezeichnung, die englische Fassung “Product Information Management” und auch die eingedeutschte Version “Produkt Informations Management”. Diese Bezeichnungen haben sich weitgehend durchgesetzt. Daneben bedeutet PIM jedoch auch Personal Information Manager, was eine Suche nach PIM als Produktdatenbank erschwert.

Ich finde statt Produktinformationsmanagement den Begriff Produktdatenverwaltung sehr treffend, weil darunter auch weniger IT-affine Gesprächspartner etwas verstehen. Verwandte Bezeichnungen sind Produktdatenmanagement (PDM) oder englisch Product Data Management sowie Produkt Content Management (PCM).

Zwischen PIM und PDM Lösungen kann differenziert werden, wie die Einträge bei Wikipedia zeigen:

Unter Produktinformationsmanagement (auch PIM oder englisch Product Information Management) versteht man die Bereitstellung von Produktinformationen für den Einsatz in verschiedenen Ausgabe-Medien beziehungsweise Vertriebskanälen sowie für unterschiedliche Standorte.

PDM - Produktdatenmanagement / Product Data Management ist aus dem Begriff Engineering Data Management (EDM) entstanden und beschreibt Systeme für die zweckmäßige Verwaltung von entwicklungsrelevanten Produktdaten und die Koordinierung von Abläufen, die sich auf die Produktfertigung beziehen. Der Begriff wird vor allem im Umfeld von Computer Aided Design (CAD) verwendet.

Einige Software-Hersteller bieten ihre Systeme auch unter der Bezeichnung Master Data Management, kurz MDM, an. Mittlerweile werden zunehmend Content Management Systeme (CMS und ECMS) und Dokumentenmanagement Systeme (DMS) um Funktionen erweitert, die als Lösung für zentrale Produktdatenverwaltung eingesetzt werden können.

Das Suchen nach all diesen verschiedenen Bezeichnungen ist zeitraubend und liefert meist nicht die erwünschten Ergebnisse. Hier ein kleines Beispiel einer Sucheingabe und den Varianten:

Ich selbst habe durch meine langjährigen Erfahrungen sowohl mit Internet als auch PIM keine Schwierigkeiten, relevante oder neue Informationen zum Thema Produktinformationsmanagement zu finden. Jedoch höre ich immer wieder von Kunden, dass die Suche nicht einfach ist. Mich interessiert daher brennend, unter welchen Begriffen die Interessierten nach passenden Informationen suchen und bitte um rege Beteiligung.

Also: Wer sucht was? Wie suchen Sie? Wonach suchen Sie?

Ich habe mich auf Recherche begeben und einige interessante Aussagen und Quellen gefunden.

PIM und Online-Kataloge gehören zu den 10 E-Commerce Top Trends:

Totgesagte leben länger: Der Katalog hat 2008 sein Comeback, und zwar online und gedruckt. Das hybris Salescatalog-Modul beispielsweise integriert blätterbare Online-Kataloge in Webshops. So sind Produktinformationen schnell per Mausklick parat. Produktdetails werden via Zoomfunktion abgebildet.

….

Multi-Channel-Retailing Produktinformationen immer aktuell und in den verschiedenen Kanälen konsistent zu halten ist oft mühsam und zeitaufwändig. Wer Zeit und Arbeit sparen möchte, setzt daher auf PIM-Lösungen. Eine PIM-Plattorm verwaltet alle Produktdaten zentral und speist sie dann in die verschiedenen Zielsysteme ein. Funktionen wie Produktvergleiche oder eine detaillierte Suche über bestimmte Produkteigenschaften lassen sich mit einem PIM-System, in dem alle Informationen vorliegen, problemlos verwirklichen

Quelle: Internet World

Das Thema Web 2.0 mit Wikis, Corporate Blogs und Social Software hält Einzug in die Unternehmen und wird auch in diesem Jahr eine wichtige Rolle spielen.

Gartner rät allerdings zur Vorsicht und warnt vor unüberlegten Investitionen in größere interne Social Network Projekte. Shel Holtz meint, dass Gartner falsch liegt und legt dar, warum Social Network Projekte für Unternehmen sinnvoll ein können.

Serena nutzt bereits das bekannte Social Network Facebook als Frontend-Applikation im Intranet. Im Robson & Holtz Report ist ein Podcast zum Interview mit dem CEO von Serena, Jeremy Burton abrufbar. Auch Twitter findet mehr und mehr Anhänger für die schnelle und vor allem mobile Kommunikation.

Über die IT-Trends allgemein kann man sich bei silicon.de informieren.

Weitere Prognosen von Experten:

• Expertenmeinung: Transformation mit Web 2.0? Optaros beleuchtet die Trends für 2008
• Quo vadis Web? Empirix relativiert die Trends 2008
• Die IT-Trends 2008 im COMPUTERWOCHE ePaper

Bei der Einführung eines PIM Systems stellt eine der großen Herausforderungen die Strukturierung der Daten dar. Das Product Information Management System muß verschiedensten Anforderungen gerecht werden. Zum Einen können Produkdaten bereits ausreichend garnular vorliegen und entsprechend einfach in Strukturen erfasst werden. Zum Anderen haben die meisten Unternehmen große Mengen an unstrukturierten Produktinformationen, oftmals in textbasierten Formaten, die ebenfalls ihren Weg in das PIM System finden sollen. Weiterhin sollen sich auch die Benutzer im PIM zurecht finden und die manuell zu erfassenden Daten und Texte entsprechend effizient eingeben können.

Meist werden die Daten sehr feingranular im PIM abgelegt. Vor der Implementierung einer PIM-Lösung müssen die notwendigen Datenstrukturen definiert werden. Um die unstrukturieren Daten in das definierte Datenschema zu übernehmen ist enorm hoher Aufwand notwendig, daher wäre es sinnvoller, diese in ihrer unstrukturierten Form zu übernehmen. Dies steht jedoch im krassen Widerspruch zur gewünschten Datengranularität.

Unstrukturierte Daten stellen einen großen Wert im Unternehmen dar und sollten idealerweise in die zugehörigen Systeme integriert werden, damit sie nicht in der heterogenen Systemlandschaft der Unternehmen verloren gehen.

Die amerikanischen PLM-Spezialisten CPDA beleuchten diese Anforderung in ihrem Beitrag Product Information Management – Structured vs. Free-Form Approach.

Like many other information management solutions, systems used for product information management serve four main purposes: storing data, retrieving data, finding information, sharing information. For the purposes of storing and retrieving data, databases with relatively simple meta-data structures suffice and that is what most information systems found today in product development are designed for. In order to support finding and sharing of information, systems need to use structures with much more complex data models representing contexts within which the information is used…

Consequently, structures useful in supporting data storage and retrieval for one group of users may confuse another group of users who simply want to see the same data in a context not considered in the system storing the data. For example, a product planner would love to know what would be a true cost of a new feature for which the price is yet to be determined, or sourcing manager may want to know how heavy are die cast parts of specific material (lets’ say zinc alloy) currently being designed across all products…

Für die Erfassung von unstrukturierten Daten sind oftmals neue oder angepasste Prozesse und Nutzeroberflächen erforderlich. Die verschiedensten Nutzergruppen sollen ihre Daten in den unterschiedlichsten Formaten in die Systeme bringen. Dies erfordert unterschiedliche Organisation und Systematik für die Datenerfassung und Übertragung in das Product Information Management. Oftmals werden wichtige und wertvolle Informationen nicht erfasst, weil die Oberflächen der Software nicht ausreichend intuitiv sind und die Anwender sich nicht zurecht finden.

Im Idealfall sollten die Mitarbeiter ihre Arbeitsweise beibehalten und dabei trotzdem die Produktinformationen schnell und einfach suchen, finden, erfassen und nutzen können.

For example, some users could automatically publish their task logs from internal tracking systems providing they have used them for their work. Others could choose from pre-specified log forms that are appropriate for the type of task they perform. Within these forms, links can be inserted to specific digital artifacts (data and documents) contained in their internal authoring systems. In each case, system architects would enable series of policies for retrieving and storing data directly into the systems through free-form entries wherever the logic of the process allows for it. Web services and XML document types come very handy for this purpose. Thus, exposing data from the authoring systems in contexts freely maintained by the users allows for fast finding and sharing of critical information.

Die Kombination von strukturierter und unstrukturierter Datenablage wird den vielfältigen Anforderungen an Erfassung, Suche, Datenausgabe, Wissenstranfer und der internen Arbeitsprozesse gerecht.

Latest updates from several companies developing free-form solutions for product information management is more and more encouraging pointing to an accelerated adoption in the near future. Insight into early adopters shows very elegant solutions coupled with strong 3D and visualization capabilities, XML content re-purposing and web services for in-context data retrieval. Amazingly, the technology components required are very low cost, mostly available already in many companies, while best practice governance ideas are already forming as very portable and powerful policies for information sharing and search.

Web 2.0 Anwendungen, Portaltechnologien und Serverorientierte Software (SOA) Applikationen ermöglichen flexiblere und übergreifende Prozesse, müssen jedoch auch in die interne Organisation der Unternehmen passen.